Seitsemän vinkkiä aikaansaamiseen työssä

Seitsemän vinkkiä aikaansaamiseen työssä

Hyvinvoinnista ja energiasta on pidettävä huolta, niin palkkatöissä kuin yrittäjänä toimiessa. Työn tekemisen muodot ja toimintaympäristö muuttuvat nopeaa vauhtia. Useissa organisaatioissa asiantuntijatyö ei enää edellytä jatkuvaa fyysistä läsnäoloa tietyssä toimipisteessä. Työtehtävät mahdollistavat liikkuvan työn ja monimuotoisen työarjen. Kun työ ei ole paikkaan sidottua, on työn suunnittelu ja aikatauluttaminen entistä tärkeämpää. Työtä määrittää aikaansaaminen, tehokkuus ja tekeminen, ei vain siihen käytetty aika.

Haluan pitää huolta työelämän supervoimistani: aikaansaamisesta, hyvinvoinnista, jatkuvasta osaamisen kehittämisestä, lämpimästä vuorovaikutuksesta asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa. Näistä asioista huolehtiminen edellyttää suunnittelua ja sujuvaa työarkea.

Olen huomannut, että selkeät tavoitteet ja työtehtävien ennakointi auttavat rakentamaan arjesta mukavaa ja tuloksellista. Yhteisömanagerin työ vuorovaikutusta hubilaisten ja sidosryhmien kanssa, viestintää, tapahtumien tuottamista ja keskittymistä vaativia kehittämistehtäviä. Työajan saisi kulumaan ihan vain olemalla läsnä ja juttelemalla muiden kanssa, mutta tavoitteellinen tekeminen vaatii toimivia rutiineja.

Olen löytänyt minulle sopivia rutiineja työn suunnitteluun, aikaansaamiseen ja kestävään hyvinvointiin. Nämä eivät välttämättä sovi sinun arkeesi, mutta saatat löytää näistä ideoita ensi syksyn suunnitteluun.

1. Huolehdi, että teet oikeita asioita

Tiedän, mistä minulle maksetaan ja mitä minulta odotetaan työssäni. Yritän keskittyä olennaisiin isoimpiin asioihin ja viedä isoja tavoitteita eteenpäin pienin askelin joka kuukausi.

2. Tee tavoitteista tehtävälistoja

Käytän aikaa työtehtävien määrittelyyn. Minulla on aina muistikirja mukana. Muistikirja on ajattelukirja ja sinne on hyvä laittaa talteen ideoita, tehtäviä ja muuta tärkeää. Määrittelen tehtäviä mahdollisimman pieniin osiin ja arvioin miten paljon aikaa jonkun tehtävän tekeminen vie. Yleensä jokaisen kuun alussa listaan kuukauden tärkeimmät tehtävät ja maanantaiaamuisin teen tarkemman viikon To Do-listan. Olen kokeillut Appeja ja projektisuunnitteluohjelmia, mutta vielä ei muistikirjan veroista apumuistia ole löytynyt.

3. Valitse tärkein ja vaativin tehtävä

Muistikirjan etuja on myös se, että tehdyt asiat jäävät näkyviin. Valitsen itselle aina päivän tärkeimmän tai vaativimman tehtävän, johon haluan keskittyä ja suunnata energiaa 1-2 tuntia päivässä. Olen aamuihminen, joten tärkeimmät hommat teen yleensä ennen lounasta. Sen lisäksi päivään kuuluu muutama pienempi asia ja päivän mittaan vastaan tulevien asioiden hoitamista. Tällä systeemillä joka viikko ainakin viisi tärkeintä asiaa tulee hoidetuksi hyvin.

4. Arvosta aikaa ja kohtaamisia

Työssäni satsaan ihmisiin ja varaan heille aikaa kalenteriini. Yhteisömanagerin kalenteri ei saa olla liian tiukka, käytäväkeskustelut ja kahvihetket kuuluvat työnkuvaan. Aika kovinta valuuttaa työelämässä, joten sitä kannattaa käyttää hyvin ja arvostaa. Joskus on ihan paikallaan sanoa vastaan tulevalle ehdotukselle ei. Palaverit ja tapaamiset valmistelen hyvin ja kirjaan sovitut asiat ylös. Turhia palavereja ovat ne, missä ei päätetä mitään. Olen vuosien varrella oppinut myös sen, että valmistautumiseen ja yhteenvetoon täytyy varata aikaa kalenterista.

5. Pidä taukoja

Työpäivän aikana kannattaa pitää taukoja. Kahvi- ja lounastauot ovat palauttavia hetkiä ja supertärkeitä hyvinvoinnille. Lounaalla lähden mielellään syömään lounasravintolaan tai syön eväitä mukavien työkavereiden kanssa. Taukojen kautta syntyy hyviä rutiineja, jotka auttavat rytmittämään työpäivää minulle sellaisia ovat lounas noin 11 aikaan ja päiväkahvit (ja välipala) klo 14 aikaan.

6. Seuraa tavoitteiden saavuttamista

Pidän itseni tai kollegoiden kanssa kuukausipalavereita, joissa seurataan aikaansaamista ja tavoitteiden täyttymistä. On mukavaa huomata edistymistä ja pohtia yhdessä, miksi joku asia ei mennyt aivan kuin suunniteltiin. Hyviä kysymyksiä arviointiin: Mikä meni hyvin? Mikä huonosti? Mitä opittiin ja mitä tehdään toisin seuraavalla kerralla?

7. Juhli onnistumisia

Onnistumisia ja tavoitteiden saavuttamista tulee juhlia, tekijöitä kiittää ja kannustaa eteenpäin. Jo peruskoulussa se tiedetään, että hyvä hetki juhlia ja arvioida onnistumista on ennen lomia. Millaisen arvosanan sinä annoit itsellesi kuluneesta keväästä? Kuinka teidän organisaatiossa juhlitaan onnistumisia?

Nappaa nämä vinkit talteen loman jälkeiseen aikaan. Nauti kesästä ja pidä kunnon tauko!

Minäkin pidän pari viikkoa lomaa nyt heinäkuussa, joten ÄäneHub on suljettu 15.-26.7.2019. Muuten olemme auki normaalisti klo 8.00-16.oo.

 

Marja Heinistö toimii ÄäneHubilla yhteisömanagerina.
Marjan tavoitat sähköpostilla: marja@aanehub.fi
Puhelimitse: 040 651 2599
LinkedIN: https://fi.linkedin.com/in/marjaheinisto
Twitter: @MarjaHeinisto